Stand 04.01.2021

 

1    Verhaltenskodex für Lieferanten

Verantwortliches Handeln

Oberstes Ziel ist es, bei unseren Geschäftsaktivitäten alle geltenden Gesetze, Regeln und Verordnungen einzuhalten, und wir streben ständig danach, unsere Sozial- und Umweltleistung in der gesamten Wertschöpfungskette weiter zu verbessern. Wir übernehmen Verantwortung für unser Handeln und erwarten dies auch von unseren Lieferanten. Dieser Verhaltenskodex für Lieferanten legt unsere Grundanforderungen im Bereich Menschenrechte und Arbeitsbedingungen, Umwelt und Geschäftsintegrität fest. Er basiert auf dem UN Global Compact.

Menschenrechte & Arbeitsbedingungen

Oni erwartet von seinen Lieferanten, dass sie die in diesem Verhaltenskodex für Lieferanten beschriebenen Prinzipien in ihren Unternehmen umsetzen oder mindestens gleichwertige Standards verabschiedet haben und ihr Geschäft danach führen. Oni erwartet von seinen Lieferanten, dass sie sowohl am Arbeitsplatz als auch bei allen Geschäftsaktivitäten die Menschenrechte beachten und schützen. Alle Beschäftigten sind fair, mit Würde und Respekt zu behandeln. 

Vereinigungsfreiheit und Kollektivverhandlungen

Die Lieferanten müssen das Recht der Beschäftigten auf Vereinigungsfreiheit, Organisationsfreiheit und Kollektivverhandlungen anerkennen und respektieren. In Situationen, in denen das Recht auf Vereinigungsfreiheit und Kollektivverhandlungen gesetzlich eingeschränkt ist, sollen die Lieferanten ihren Beschäftigten erlauben, in freier Wahl ihre Vertreter zu bestimmen.

Zwangsarbeit

Die Lieferanten haben die Anwendung von unfreiwilliger Gefangenenarbeit und Zwangsarbeit jeglicher 
Art zu verhindern. Jegliche Arbeit, auch die Leistung von Überstunden, muss freiwillig sein, und die Arbeitskräfte müssen nach rechtzeitiger Ankündigung ihren Arbeitsplatz verlassen und das Beschäftigungsverhältnis beenden können. Die Lieferanten dürfen von ihren Arbeitskräften nicht die Aushändigung eines staatlich ausgestellten Identifikationsnachweises, Passes oder einer Arbeitserlaubnis als Beschäftigungsbedingung verlangen.

Kinderarbeit und Schutz von Jugendlichen am Arbeitsplatz

Es wird erwartet, dass unsere Lieferanten jegliche Form von Kinderarbeit bekämpfen. Kinder, die das Mindestalter für die Zulassung zur Beschäftigung oder das Alter, bis zu dem in dem jeweiligen Land Schulpflicht besteht, noch nicht erreicht haben, dürfen nicht beschäftigt werden. Hierbei gilt jeweils das höhere Alter. Die Lieferanten dürfen keine Jugendlichen unter 18 Jahren für Arbeiten einsetzen, durch die ihre Gesundheit oder Sicherheit gefährdet oder geschädigt werden könnte.
 
Diskriminierungsverbot

Die Lieferanten dürfen bei der Anstellung und Beschäftigung ihre Mitarbeiter nicht aufgrund von ethnischer Zugehörigkeit, Hautfarbe, Religion, Geschlecht, sexueller Orientierung, Alter, körperlichen Fähigkeiten, Gesundheitszustand, politischen Ansichten, Nationalität, sozialer oder ethnischer Herkunft, Gewerkschaftszugehörigkeit oder Familienstand diskriminieren. Dies bezieht sich auch auf den Zugang zu Schulungen, Beförderungen und Prämien.

Gesundheit und Sicherheit

Die Lieferanten müssen sicherstellen, dass am Arbeitsplatz oder an jedem anderen Ort, an dem die Produktion oder Arbeit erfolgt, die Gesundheit und Sicherheit der Beschäftigten nicht beeinträchtigt wird. Alle Beschäftigten müssen entsprechende Informationen und Schulungen erhalten. Die benötigte Ausrüstung zum Arbeitsschutz ist zur Verfügung zu stellen.

Löhne und Sozialleistungen

Alle Beschäftigten der Lieferanten müssen mindestens den Mindestlohn in Einklang mit den einschlägigen Gesetzen und Verordnungen und alle gesetzlich vorgeschriebenen Sozialleistungen erhalten. Alle Beschäftigungsbedingungen, eingeschlossen Entgelte, Arbeitszeit, Urlaubstage, Dienstbefreiungen und Feiertage, müssen den geltenden Gesetzen und Vorschriften und verpflichtenden Branchenstandards entsprechen. 

Umwelt

Oni erwartet von seinen Lieferanten ein verantwortungsvolles geschäftliches Handeln im Hinblick auf 
Umweltrisiken und -auswirkungen sowie einen vorbeugenden Ansatz bei ihren Aktivitäten. Ressourcen wie Wasser und Energie sind effizient zu nutzen.

Umweltgesetzgebung

Die Lieferanten müssen alle erforderlichen Genehmigungen und Lizenzen einholen und auf dem neuesten Stand halten sowie die Betriebs- und Berichtsanforderungen dieser Genehmigungen und Lizenzen befolgen. 

Abfallmanagement und Prävention von Umweltverschmutzung

Die Lieferanten sollen anstreben, im Zuge ihrer Geschäftsaktivitäten entstehende Abfälle oder Emissionen zu vermeiden oder zu reduzieren. Zur Verringerung von Umweltbelastungen sind so weit wie möglich effiziente Technologien anzuwenden.

Umweltmanagementsysteme

Lieferanten, deren Aktivitäten sich auf die Umwelt auswirken, müssen einen strukturierten und systematischen Ansatz zur Berücksichtigung ökologischer Aspekte haben. Dies umfasst neben der Einführung entsprechender Managementsysteme zum Schutz der Umwelt und der Festlegung von Zielen auch die Überprüfung, ob die Zielvorgaben erfüllt worden sind.

UN Global Compact

„Der Global Compact hält Unternehmen dazu an, universellen Prinzipien zu folgen und Partner der Vereinten Nationen zu werden. Er hat sich für die UN zu einer wichtigen Plattform für die wirksame Zusammenarbeit mit der aufgeklärten globalen Geschäftswelt entwickelt.” 
UN Secretary-General Ban Ki-moon https://www.globalcompact.de/de/ueber-uns/dgcn-ungc.php

 

2    Kundenrichtlinie

Unserem Kunden zugewandt

Ein Hauptaspekt unseres Managementsystems liegt in der Erfüllung der Anforderungen unserer Kunden. Unser Kunde steht im Fokus unseres unternehmerischen Handelns. Nur mit zufriedenen Kunden sind wir auch in Zukunft erfolgreich.

Individualität

Wir wissen, dass jeder unserer Kunden unterschiedliche Anforderungen und Erwartungen hat. Deshalb versuchen wir zuallererst, unsere Kunden zu verstehen. Kommunikation ist das zentrale Element, um die Bedürfnisse jedes Einzelnen unserer Kunden zu erfassen. Erst, wenn wir diese verstehen, entwerfen wir Produkte, die den Anforderungen unserer Kunden entsprechen. Wir ermitteln zutreffende gesetzliche und behördliche Anforderungen und setzen diese um. Wir wollen für unsere Kunden der Partner sein, dem sie vertrauen und den sie weiterempfehlen.

Lösungsorientiert

Durch den engen Kontakt mit unseren Kunden sind wir in der Lage, ihren Bedarf zu ermitteln. Daraufhin bieten wir ihnen zukunftsorientierte, energieeffiziente Lösungen an. Um den Herausforderungen unserer Kunden zu begegnen, greifen wir auf bewährte Kompetenzen und Ressourcen zurück. Wir stellen sicher, dass Risiken und Chancen, die die Konformität unserer Produkte und Dienstleistungen beeinflussen können, bestimmt und behandelt werden. 

Zusammenarbeit

Unsere Kunden erwarten von uns nicht nur ein gutes und nachhaltiges Produkt, sondern darüber hinaus eine vorausschauende Zusammenarbeit. Unser Leistungsvermögen wird bestimmt vom Engagement und der Begeisterung unserer Mitarbeiter. Diese Faktoren sind wesentlich für unseren Erfolg und die Erhöhung der Kundenzufriedenheit. Der Erfolg basiert auf einem zentralen Grundsatz: 
Wir alle arbeiten zusammen daran, die besten Ergebnisse für unsere Kunden zu erreichen.

 

3    Ethikrichtlinie

Verantwortliches Handeln

Die ONI Temperiertechnik Rhytemper GmbH stellt an sich den Anspruch, eine Unternehmenskultur zu schaffen und zu erhalten, in der die Beachtung der geltenden Gesetze sowie die unternehmenseigenen ethischen Grundsätze gepflegt werden. Aus diesen Gründen hat ONI eine Ethikrichtlinie entwickelt, die die Maßstäbe und Leitlinien des unternehmerischen Handelns von ONI festlegt. 

Rechte, Respekt und Achtung

Die Beschäftigung erfolgt freiwillig, niemand wird gegen seinen Willen zu Arbeit gezwungen. Wir respektieren die international anerkannten Menschenrechte und fordern deren Einhaltung. Kinderarbeit wird in jeglicher Form abgelehnt und die Regelungen der ILO Konvention 138 zum Mindestalter für die Beschäftigung werden eingehalten.  Wir nehmen Rücksicht auf unterschiedliche Lebensanschauungen und nationale oder kulturelle Besonderheiten und respektieren die persönliche Würde und die Persönlichkeitsrechte jedes Einzelnen. Wir handeln respektvoll und zuverlässig. Wir dulden keine Diskriminierungen oder Belästigungen jeglicher Art. Eine unterschiedliche Behandlung von Mitarbeitern z. B. aus Gründen der Rasse oder wegen der ethnischen Herkunft, des Geschlechts, der Religion oder Weltanschauung, einer Behinderung, des Alters oder der sexuellen Identität darf nicht erfolgen. Fremdenfeindlichkeit und Extremismus tritt ONI in jeder Form entschieden entgegen.

• Seien Sie offen und lehnen Sie Vorurteile gegenüber Meinung, Erscheinung und Haltung anderer ab.
• Behandeln Sie andere mit Respekt und so, wie auch Sie gern behandelt werden möchten.
• Bitte informieren Sie Ihren Vorgesetzten oder die Personalabteilung, falls sie Zeuge von Verstößen gegen die hier beschriebenen Grundsätze werden.

Fairer Wettbewerb 

Verstöße gegen Kartell- und Wettbewerbsgesetze können zu hohen Geld- und Schadens-ersatzstrafen nicht nur für das Unternehmen, sondern auch die einzelnen Beteiligten führen. Wir halten uns daher strikt an die geltenden Kartell- und Wettbewerbsgesetze. 

• Alle Mitarbeiter haben unzulässige Geschäftspraktiken zu unterlassen. 
• Es ist untersagt Zahlungen oder sonstige Vorteile zu gewähren.
• Befolgen Sie alle nationalen und internationalen Wettbewerbs- und Kartellgesetze und Vorschriften.
• Vermeiden Sie inoffizielle Kontakte mit Wettbewerbern und Gespräche über Themen, die gegen Kartell- oder Wettbewerbsrecht verstoßen könnten. 
• Halten Sie bei allen Fragen und Zweifelsfällen Rücksprache mit Ihrem Vorgesetzten.

Datenschutz

Die Rechte der Mitarbeiter und unternehmensfremder Personen (z.B. Kunden oder Geschäftspartner) hinsichtlich ihrer personenbezogenen Daten werden beachtet. Der Umgang mit personenbezogenen Daten erfolgt daher ausschließlich unter Berücksichtigung der gesetzlichen Bestimmungen und vertraglichen Verpflichtungen. 

• Erheben, nutzen, übermitteln und speichern Sie personenbezogene Daten nur für konkrete, rechtlich zulässige und notwendige Zwecke. 
• Stellen Sie den Datenschutz personenbezogener Daten sicher.
• Halten sie sich an unsere Datenschutzrichtlinien.
• Halten Sie in allen Zweifelsfällen Rücksprache mit Ihrem Vorgesetzten oder der EDV-Abteilung.

Vermeidung von Interessenskonflikten

Jeder Mitarbeiter kann in Situationen geraten, in denen sein persönliches Interesse im Widerspruch zu den Interessen von ONI stehen könnte. Kein Mitarbeiter darf seine berufliche Stellung im Unternehmen dazu benutzen, persönliche Vorteile für sich oder Andere zu fordern oder anzunehmen.

• Wägen Sie in allen Situationen sorgfältig ab, um mögliche Interessenkonflikte schon frühzeitig zu erkennen.
• Liegt ein möglicher oder tatsächlicher Interessenkonflikt vor, informieren Sie unbedingt Ihren Vorgesetzten, bevor Sie in der betreffenden Sache irgendwelche geschäftlichen Entscheidungen treffen.

Geschenke und Einladungen

Die Annahme von Werbegeschenken von geringem Wert (<30€) oder von Essenseinladungen ist im Rahmen der geltenden Gesetze und des im Geschäftsleben allgemein Üblichen gestattet, wenn Anlass und Umfang angemessen sind. Solche Einladungen oder die Annahme von Geschenken dürfen nicht zu einer verpflichtenden Abhängigkeit führen.

• Lehnen Sie höflich, aber entschieden alle Geschenke und Einladungen ab, durch die Sie sich später verpflichtet fühlen könnten 

Gesundheit, Sicherheit und Umweltschutz

Wir haben uns verpflichtet die Gesundheit unserer Mitarbeiter zu erhalten, Arbeitssicherheit bei allen Tätigkeiten zu gewährleisten und unsere Umwelt zu schützen.

• Alle Mitarbeiter haben das geltende Recht und die aktuelle Unternehmenspolitik zu achten und einzuhalten.
• Bedenken Sie stets, dass Verstöße gegen Gesetze und Vorschriften empfindliche Konsequenzen für Sie als Person und für uns als Unternehmen nach sich ziehen können.
• Achten Sie bei allen Ihren Tätigkeiten auf Umweltfreundlichkeit und möglichste geringen Energieverbrauch.
• Melden Sie Vorfälle, die zu einer Gesundheits-, Sicherheits- oder Umweltgefährdung führen könnten, möglichst umgehend Ihrem Vorgesetzten.

Alkohol- und Drogenmissbrauch stellen eine ernsthafte Gefahr für die Sicherheit, Gesundheit und Produktivität des Unternehmens und der Mitarbeiter dar. 

• Der Besitz, der Konsum und die Beschaffung von Drogen auf dem Unternehmensgelände ist strengstens verboten.
• Es ist untersagt, unter Einwirkung von Rauschmitteln oder Alkohol ihre Tätigkeit für ONI zu erbringen.
• Unter Alkohol oder sonstigem Rauschmittel stehende Mitarbeiter haben das Unternehmensgelände zu verlassen.
• Melden Sie Vorfälle, die zu einer Gefährdung führen könnten, möglichst umgehend Ihrem Vorgesetzten.

Umsetzung und Einhaltung der Ethikrichtlinie

Jeder einzelne Mitarbeiter trägt dazu bei, dass die Ethikrichtlinie im Unternehmen stets und richtig umgesetzt wird. Bei Unsicherheiten über den Inhalt des Ethikkodex oder bei Fragen, ob ein konkretes Verhalten den Anforderungen des Ethikkodexes entspricht, ist jeder Mitarbeiter dazu aufgerufen, sich an seinen Vorgesetzten und andere dafür zuständige Mitarbeiter zu wenden.

 

4    Datenrichtlinien

Gewissenhafter Umgang mit Daten

Diese Richtlinie soll unsere Daten und Informationen in jeglicher Form vor unbefugter Kenntnisnahme durch Dritte oder nichtberechtigte Mitarbeiter schützen und darüber hinaus eine grundlegende Information für alle Mitarbeiter im Hinblick auf den Umgang mit Daten sein.

Allgemeine Regelungen

Die Nutzung der IT-Systeme und Applikationen im Unternehmen ist ausschließlich zu dienstlichen Zwecken und in jeweils erlaubten Umfang zur Aufgabenerledigung zulässig. Abweichungen hiervon bedürfen der ausdrücklichen Erlaubnis des Arbeitgebers, die schriftlich erfolgen muss. Die Installation von Software zu privaten Zwecken ist untersagt. Im Übrigen darf nur die Software auf EDV-Systemen des Unternehmens installiert werden, die vom Arbeitgeber oder der EDV-Abteilung freigegeben worden ist. Die Benutzung privater Hard- und Software zu dienstlichen Zwecken ohne Genehmigung des Arbeitgebers ist nicht zulässig.

Arbeitsplatz

Der Arbeitsplatz ist von den Mitarbeitern so zu gestalten, dass Besucher oder sonstige Dritte keinen Zugang zu personenbezogenen Daten bekommen können, ohne hierfür berechtigt zu sein. Beim Verlassen des Arbeitsplatz-PCs muss sich der jeweilige Mitarbeiter „abmelden“, so dass vor der erneuten Nutzung des IT-Systems und/oder der Applikation(en) eine erneute Authentifizierung (Benutzername/Passwort) erforderlich wird.
Informationen in Papierform sind so abzulegen, dass Besucher oder sonstige Dritte keine Kenntnisnahme von den Daten erhalten können. Vertrauliche Informationen sind stets unter Verschluss zu halten.

Passwort-Gebrauch

Soweit technisch möglich sind alle IT-Systeme und Applikationen erst nach hinreichender Authentifizierung des Nutzers nutzbar. Die Authentifizierung erfolgt in der Regel durch die Verwendung der Kombination Benutzername/Passwort. Die EDV-Abteilung wird jedem einzelnen berechtigten Nutzer einen Benutzernamen sowie ein Passwort zuweisen. Jeder Mitarbeiter ist verpflichtet, sein Eingangs-Passwort unverzüglich zu ändern. Die Passwörter sind so zu wählen, dass sie nicht durch Dritte leicht zu erraten sind. Passwörter sollten regelmäßig gewechselt werden.  

Software-Richtlinien 

Auf dem Rechner jedes Beschäftigten sind Standard-Anwendungsprogramme installiert, die den Erfordernissen seines Aufgabenfelds entsprechen. Jegliche Änderungen an dieser Installation bedürfen der Genehmigung durch den EDV-Leiter.

Downloaden und Installieren von Software

Die Installation von Software durch die Mitarbeiter der EDV-Abteilung hat nach den Anforderungen der Abteilung zu erfolgen.
Lizenzen und Lizenzschlüssel sind Eigentum von ONI. Das Kopieren oder Weitergeben der Lizenzen und Lizenzschlüssel ist verboten und stellt eine Urheberrechtsverletzung dar, die ggf. strafrechtliche Folgen hat.
Manipulationen an der Software, die insbesondere den Datenzugriff erweitern sollen, sind verboten. (Ausgenommen sind Updates, Upgrades, Patches).
Die Nutzung von raubkopierter Software ist strengstens untersagt. 
Jegliche, aus der Nutzung von illegal installierter Software für ONI resultierende Schadenersatzansprüche, werden an die Person weitergegeben, die diese Software installiert hat.
Das nicht genehmigte Downloaden von Software ist verboten. Eine Ausnahmegenehmigung kann von der EDV-Abteilung erteilt werden.

Schutz vor „Viren“

Zum Schutz werden im Unternehmen Virenschutzprogramme eingesetzt. Insbesondere eingehende
E-Mail-Kommunikation wird durch die eingesetzten Virenschutzprogramme überprüft. Dabei kann es auch zur Löschung von E-Mails und Dateianhängen kommen. Für den Fall, dass ein Mitarbeiter eine
E-Mail mit einem unbekannten bzw. verdächtigen Dateianhang erhält, ist dieser verpflichtet, sich unverzüglich an die EDV-Abteilung zu wenden, die das weitere Vorgehen vorgibt.

Schutz vor „Spam“

Zum Schutz vor Spam durch E-Mail werden im Unternehmen Spam-Filter eingesetzt. Der Einsatz des Spam-Filters erfolgt aus betrieblichen Gründen. Durch den Spam-Filter kann es dazu kommen, dass im Einzelfall E-Mails unterdrückt oder gelöscht werden. 

Nutzung von E-Mail/Internet

Die Nutzung von E-Mail und Internet darf nur für dienstliche Zwecke erfolgen.
Den Nutzern ist es untersagt, das Medium E-Mail zur Übertragung von Kennwörtern und sonstigen Angaben zur Authentisierung zu verwenden.

Verhalten bei Sicherheitsvorfällen

Sollte der Mitarbeiter merken, dass der Schutz oder die Sicherheit von Daten in irgendeiner Weise gefährdet sein könnte, hat dieser sich unverzüglich an den EDV-Sicherheitsbeauftragten bzw. der Geschäftsleitung zu wenden. Dies gilt insbesondere dann, wenn die Gefährdung sich auf personenbezogene Daten bezieht.

Richtlinien zu externen Datenträgern 

Der Einsatz externer Datenträger ist nur für geschäftliche Zwecke zugelassen und muss genehmigt werden. 
Sensible Unternehmensdaten sind zu schützen.
 
Richtlinien zur Sicherung von Daten (Backups)

Alle dienstlichen Daten sind zum Schutz vor Datenverlust auf den dafür vorgesehenen zentralen Netz-Laufwerken abzulegen. Diese werden regelmäßig gegen Datenverlust gesichert.

Richtlinien zum Telefon

Telefonanrufe können von Fremden abgehört bzw. mitgehört werden.
Geben Sie niemals vertrauliche Informationen am Telefon an Fremde weiter. Wenn man Sie um Informationen bittet, vergewissern Sie sich der Identität der anfragenden Person. Sollten Sie irgendwelche Zweifel haben, bieten Sie einen Rückruf an.
Die obigen Richtlinien gelten auch für Mobiltelefone.
Achten Sie darauf, wo Sie mit wem worüber am Telefon sprechen. Es hören evtl. auch andere Personen zu.

Richtlinien zum Fax

Auch das Faxen von Informationen ist nur dann sicher, wenn gewisse Regeln eingehalten werden. 
Vergewissern Sie sich, dass der Empfänger das Fax zeitnah aus dem Gerät nimmt.
Vergewissern Sie sich, dass die richtige Nummer gewählt wurde.

Richtlinien zu Druckern

Beim Drucken, Scannen und Kopieren von Dokumenten mit sensiblem Inhalt ist auf folgendes zu achten:

• Fehldrucke sind zu Schreddern.
• Nehmen Sie die Ausdrucke unverzüglich aus dem Drucker, wenn mehrere Personen auf das Gerät Zugriff haben.
• Achten Sie darauf, dass beim Kopieren oder Scannen keine Originale auf dem Gerät vergessen werden.

Weisungsbefugnis 

Die Mitarbeiter sind verpflichtet, den Weisungen der EDV-Abteilung bei der Nutzung der IT Folge zu leisten.

Hinweise und Anmerkungen

Bei der Benutzung der IT-Systeme und Applikationen in unserem Unternehmen sind von den Mitarbeitern die geltenden Rechtsvorschriften zu Datenschutz und Datensicherheit sowie die Unternehmensregelungen einzuhalten. Sollten Mitarbeiter unsicher sein, ob und inwieweit Rechtsvorschriften oder Unternehmensregelungen einzuhalten sind, haben sie sich an ihren Vorgesetzten zur Klärung zu wenden. Änderungen werden durch Aushang bekanntgegeben.
 

 

Großröhrsdorf, den 04.01.2021